La Dirección como Etapa Clave en la Administración

La dirección es una etapa fundamental dentro del proceso administrativo. Consiste en el uso inteligente y racional de los recursos, tanto humanos como materiales, basándose en pilares como la comunicación, la orientación, la delegación de autoridad, el liderazgo y la motivación. Una dirección efectiva implica enseñar a personas con habilidades promedio a realizar el trabajo de personas con habilidades superiores.

Factores Clave para un Trabajo Directivo Eficaz

• Aptitud: Lo que una persona *puede* hacer.
• Personalidad: Lo que una persona *es*.
• Formación: Lo que una persona *sabe*.
• Motivación: Lo que una persona *quiere* hacer.

Principios Básicos de la Dirección

• Dirección hacia el objetivo: Todas las acciones deben estar alineadas con los objetivos del trabajo.
• Interacción armónica: Fomentar un ambiente de colaboración y respeto.
• Decisiones oportunas: Tomar decisiones en el momento adecuado.
• Servicio: Enfoque en el servicio y la atención a las necesidades.
• Optimización: Buscar la mejora continua y la eficiencia.
• Excelencia: Aspirar a los más altos estándares de calidad.

Cualidades de un Gestor Exitoso

• Proporciona una dirección clara y fomenta la comunicación abierta.
• Prepara y apoya a su personal.
• Ofrece reconocimiento objetivo.
• Establece controles continuos y selecciona al personal más adecuado.
• Es consciente del impacto financiero de sus decisiones.
• Estimula la innovación y las nuevas ideas.
• Toma decisiones claras para sus subordinados cuando es necesario.
• Mantiene un alto nivel de integridad.

La Comunicación: Proceso y Elementos

La comunicación es el proceso mediante el cual un emisor (hablante, escritor o gesticulador) transmite un mensaje a un receptor (oyente, lector u observador), utilizando un código específico a través de un canal y en un contexto determinado.

Elementos de la Comunicación

• Emisor.
• Mensaje: Contenido y propósito del emisor.
• Receptor.
• Código: Idioma.
• Referente: Personas, objetos, hechos o ideas a los que se alude en el mensaje.
• Canal: Medio (teléfono, radio, cámara, etc.).
• Contexto: Situación, circunstancia, época y lugar; todo lo que rodea al emisor y al receptor.

Tipos de Comunicación

• Por el grado de participación del emisor y receptor:
  • Recíproca: Intercambio continuo de roles entre emisor y receptor.
  • Unilateral: No hay intercambio de roles.
• Por el tipo de emisor y receptor:
  • Interpersonal: Interrelación de persona a persona.
  • Colectiva: El receptor suele ser un grupo grande.
• Por el tipo de código:
  • Lingüística: El medio es el lenguaje articulado, apoyado por códigos.
  • Extralingüística: Empleo de códigos no lingüísticos (signos visuales, auditivos, táctiles, olfativos y gráficos).
• Por el tipo de mensaje:
  • Privada: No trasciende el ámbito personal; es cerrada.
  • Pública: Es abierta; se dirige a un público.
• Por el estilo:
  • Informal: Espontánea, sin planificación, libre.
  • Formal: Se sujeta a patrones establecidos, además de los del código.
• Por la naturaleza del canal:
  • Oral: De naturaleza vocal-auditiva.
  • Audiovisual: Impresiona el oído y la vista.
  • Visual: Impresiona solo a la vista.
• Por la dirección:
  • Horizontal: Se produce entre miembros del mismo rango.
  • Vertical: De mayor a menor rango y viceversa.
• Por la extensión del canal:
  • Directa: A través de canales simples; implica presencia.
  • Indirecta: A través de canales complejos, que implican cadenas de medios.
• Por su obligatoriedad:
  • Imperativa: Para hacer un pedido o solicitud, dar un consejo o sugerencia, dar instrucciones, dar órdenes o mandatos.
  • Exhortativa: Motivadora, reiterativa.
  • Informativa: Simplemente comunica algo.

La Orientación: Ubicación y Adaptación del Personal

Un trabajador bien orientado disminuye costos, contribuye a la productividad de la empresa y tiende a identificarse con ella. La orientación es el proceso de ubicación del personal en el medio físico y humano, así como en la dimensión tecnológica y operativa. Es crucial orientar sobre la historia de la empresa para fomentar la identidad corporativa. También es necesaria cuando se implementan cambios en los procedimientos productivos, administrativos, tecnológicos y legales.

Técnicas e Instrumentos para una Orientación Eficiente

Para una orientación eficaz, se deben utilizar técnicas e instrumentos adecuados, como:

• Comunicación escrita y oral.
• Conferencias.
• Reuniones de comités.
• Sesiones diarias de entrenamiento.
• Boletines, memorandos, manuales de procedimientos, instructivos.
• CDs, guías, revistas y similares.

Delegación de Autoridad: Proceso y Razones

La delegación de autoridad es el proceso de conceder o conferir la autoridad de un jefe a otra persona, para que se desempeñe en determinadas tareas, generalmente el despacho. Puede ser ascendente, descendente o lateral. Delegar no implica renunciar a la autoridad; la responsabilidad no se delega.

Razones para Delegar

• Tener, en un momento dado, más trabajo del que se puede realizar personal y materialmente.
• Necesidad de desarrollar a los subordinados.
• Ausencias inevitables por urgencia, vacaciones, ausencias oficiales o personales.

Motivación: Impulso y Esfuerzo

La motivación es el proceso de impulso y esfuerzo para satisfacer un deseo o meta, tanto en el plano productivo como personal. Debe movilizar a los recursos humanos con energía, vitalidad, inspiración, celo y confianza, para obtener resultados óptimos. La motivación tiene una naturaleza externa, mientras que el motivo tiene una naturaleza interna. Los motivadores son los factores que utiliza la motivación para activar o dinamizar los motivos.

Motivadores Clave

• Dinero o retribución económica.
• Refuerzo positivo.
• Participación.
• Enriquecimiento del trabajo.