La Comunicación Escrita en el Ámbito Empresarial

La comunicación escrita consiste en la transmisión de mensajes a través de la palabra escrita.

Características Principales de la Comunicación Escrita:

• Comunicación diferida: Los mensajes escritos no permiten una respuesta inmediata. Para el emisor (vendedor), expresar una idea o describir algo puede resultar más complejo a través de la escritura.
• Comunicación múltiple y simultánea: Permite que muchas personas reciban el mismo mensaje al mismo tiempo.
• Requiere elaboración del mensaje: El emisor tiene tiempo para reflexionar, elaborar, modificar o añadir elementos al texto.
• Mensaje más impersonal.
• Permanencia: Es la característica más significativa. Los mensajes perduran mientras existan los soportes que los sustentan.

Normas para una Buena Comunicación Escrita:

• Pensar en torno a lo que vamos a escribir: Todo documento debe satisfacer las necesidades de aquel para quien se escribe. Es fundamental tener claro qué se escribe y por qué.
• Atenernos a lo que deseamos manifestar: El emisor debe expresar las ideas de forma clara y breve para que el receptor capte bien el mensaje.
• Tener conciencia del tipo de persona a quien vamos a escribir: No es lo mismo escribir a un colega, a un jefe o a un cliente.
• Prestar atención tanto a la presentación formal del escrito como a la gramática: El vocabulario debe ser claro, adaptado al asunto y correcto gramaticalmente. La presentación también es crucial.
• Expresar correctamente el máximo de ideas con el mínimo de palabras: Se busca la concisión.

Confección de una Carta Comercial

La carta comercial es un documento escrito que una persona o empresa envía a otra para tratar asuntos comerciales. Es uno de los medios más empleados por las empresas para comunicarse. Para su correcta confección, es necesario atender a dos aspectos fundamentales: Presentación y Contenido.

Presentación de la Carta Comercial

Es la primera impresión para el destinatario. Se debe poner especial cuidado para lograr un buen impacto. Se debe tener en cuenta:

• Papel
• Tinta
• Márgenes e interlineado
• Estética
• Facilidad de lectura

Contenido de la Carta Comercial

Consta de tres partes: Encabezamiento, cuerpo y cierre.

Encabezamiento

Conjunto de palabras o fórmulas con las que se comienza un escrito. Ocupa la parte superior del papel. Incluye:

• Nombre completo de la persona o razón social de la empresa u organismo que envía la carta.
• Logotipo o anagrama representativo.
• Actividad empresarial.
• Dirección completa, número de teléfono, fax, etc.
• Otros datos de interés, como el NIF.
• Destinatario: Datos de la persona a quien se dirige la carta (nombre y apellidos o razón social, dirección completa).
• Fecha: Localidad desde donde se escribe la carta, día, mes y año.
• Referencia.
• Asunto: Una o dos palabras que dan a conocer el tema principal de la carta.
• Saludo: Frase de cortesía breve y sencilla. Se coloca a la izquierda del papel.

Cuerpo

Núcleo principal de la carta. Contiene el mensaje principal. Ocupa la parte central y consta de tres partes:

• Introducción: Su objetivo es despertar el interés del destinatario.
• Exposición: Se narran los hechos y se argumenta.
• Conclusión: Párrafo final, consecuencia lógica de lo expresado en el texto.

Cierre

Parte final de la carta. Consta de:

• Despedida: Breve, sencilla, atenta y respetuosa, al igual que el saludo.
• Firma: Las cartas no tienen validez sin ella. El firmante responde de lo escrito en ella.
• Anexo: Se incluye si junto a la carta se envían otros documentos (facturas, catálogos, etc.).
• Posdata (P.D.): Se incluye si se necesita hacer alguna aclaración o se ha olvidado algún detalle importante.

Tipos de Cartas Comerciales

• De presentación: Utilizada por empresas recién instaladas que desean darse a conocer, o por aquellas que han ampliado su gama de productos/servicios o han realizado alguna modificación (domicilio, teléfono, etc.).
• Carta respuesta de solicitud de información.
• Carta de oferta: Acompañan a un presupuesto. Si este es corto, se incluye en la carta; si es largo, se adjunta como anexo.

Medios Más Utilizados en las Comunicaciones Empresariales

• Teléfono.
• Facsímil (Fax): Permite transmitir todo tipo de documentos, no solo texto.
• Vídeo: Una de sus ventajas es la videoconferencia, que permite realizar reuniones con participantes en distintos lugares.
• Internet: Permite enviar grandes cantidades de información en poco tiempo y a cualquier lugar del mundo. Entre los servicios que ofrece destacan:
  • Correo electrónico: Para enviar y recibir mensajes entre ordenadores.
  • Bases de datos.
  • Servicio de banca en casa: Permite la conexión a los ordenadores de los bancos y realizar gestiones.
  • Compras, publicaciones, foros y videoconferencia.