Elementos y Etapas de la Comunicación

• Emisor: Persona que transmite el mensaje.
• Receptor: A quien el emisor dirige el mensaje.
• Mensaje: Es la información que se transmite.
• Feedback: Es la respuesta del receptor.
• Contexto: Situación en la que se produce la comunicación.
• Código: Conjunto de señales o símbolos para transmitir el mensaje.
• Canal: Medio físico por el cual se transmite el mensaje.

Etapas de la Comunicación

• El emisor elabora el mensaje con la información que desea transmitir.
• El emisor codifica el mensaje utilizando un código común para que este pueda decodificarse.
• El emisor elige el canal para hacer llegar el mensaje al receptor.
• El receptor recibe el mensaje, lo decodifica e interpreta.
• El receptor responde al emisor; este *feedback* invierte los papeles.

• Canal: Ondas sonoras a través de las que se transmite la voz.
• Emisor: Persona que transmite el mensaje o información.
• Mensaje
• Código: Lenguaje hablado, aunque también interviene la comunicación no verbal.
• Receptor: Persona o personas a las que va dirigido el mensaje.

Definición de Empresa y sus Elementos

Una empresa es un grupo de personas y bienes materiales con ánimo de lucro, con el objetivo de obtener beneficios a través de la venta de bienes o servicios.

Elementos de la Empresa

• El grupo humano o las personas: Los propietarios o socios, los administradores o directivos, los trabajadores o empleados.
• Los bienes económicos: Son limitados y pueden ser tangibles (como edificios, maquinaria) o intangibles (como el servicio que presta la empresa).
• La organización: Es el conjunto de relaciones de coordinación, comunicación y de autoridad que ordenan la actividad del grupo humano entre sí o con el exterior.

Principios Organizativos Básicos de una Empresa

• División del trabajo: Consiste en dividir un proceso complejo en tareas individuales más pequeñas.
• Especialización: Es una consecuencia de la división del trabajo.
• Autoridad: Es el poder que ejerce una persona para poder mandar sobre otra o un grupo de personas.
• Jerarquía: Es la línea de autoridad en toda empresa.
• Motivación: Actitud personal que eleva el compromiso con la empresa y que influye en su productividad.
• Participación: Es el grado de compromiso que los trabajadores muestran en su trabajo habitual.

Tipos Fundamentales de Organigrama de una Empresa

• Formal: Estructura que la empresa dispone de manera intencionada para su organización. La organización formal define los límites de las actividades individuales, responsabilidad y autoridad de cada trabajo para que no haya interferencias.
• Informal: Surgen cuando las personas se relacionan de manera espontánea. Las personas se relacionan, asumen ciertos roles dentro del grupo y crean canales de comunicación.

Organización por Departamentos y sus Criterios

• Por producto o servicio: Según los productos o servicios que ofrece la empresa.
• Por proceso de fabricación: Según los distintos procesos de producción de la empresa.
• Funcional: Según las funciones que vaya a realizar la empresa.
• Territorial: Según las áreas geográficas en las que actúa la empresa.

Departamentos y sus Funciones

• Producción: Fabricación, transformación.
• Financiación: Inversión, pagos y cuentas bancarias.
• Diseño/Técnica: Diseño de producto.
• Venta/Comercialización: Venta, publicidad y atención al cliente.
• Compras/Aprovisionamiento: Compras, almacenamiento de materia prima.

Organigrama: Elementos y Tipos

Elementos

• Nombre del departamento, funciones, puesto de trabajo, nombre y cargo de los trabajadores y responsable de la sección.
• Relaciones jerárquicas.
• Flujo de comunicación o transmisión de datos.

Tipos

• Jerarquía.
• Funcional.
• Mixto o jerárquica funcional.

Tipos de Comunicación

• Comunicación verbal: El mensaje se realiza a través de la palabra (comunicación oral, comunicación escrita).
• Comunicación no verbal: Es el conjunto de todos los mensajes que se transmiten de forma paralela o independiente.
• Comunicación individual: Cuando el mensaje parte de un solo emisor a un único receptor.
• Comunicación colectiva: Aquellos en los que existen varios emisores y receptores.
• Comunicación directa: Cuando el mensaje llega al receptor en el mismo momento en el que el emisor lo transmite.
• Comunicación diferida: Cuando el mensaje llega al receptor en un momento posterior al de su emisión.
• Comunicación interna: Es la que se establece dentro de los miembros de una misma empresa.
• Comunicación externa: Es la que se produce entre los miembros de una empresa y otras personas ajenas a la misma.

Comunicación Oral: Definición, Características y Formas

La comunicación oral es aquella que utiliza la palabra hablada.

Características

• Tono, énfasis y entonación de voz: Un mismo mensaje puede ser interpretado con distintos significados dependiendo del tono.
• Caducidad del mensaje: En la comunicación escrita, el soporte y la escritura aseguran la durabilidad del mensaje.
• Percepción selectiva: Cada persona puede percibir y recordar de forma diferente la información transmitida oralmente; influyen el estado de ánimo y la actitud.
• Imposibilidad de comprobación posterior: A menos que el mensaje se grabe, no hay manera de comprobar lo que se dijo exactamente.
• Retroalimentación inmediata: La comunicación oral facilita el proceso de respuesta inmediata.
• Rectificación inmediata: La comunicación oral también facilita la rectificación de la información transmitida.

Formas

• Presencial.
• No presencial.
• Especial.

Situaciones de Comunicación Presencial

• Diálogo: Es la comunicación entre dos o más personas que alternativamente manifiestan sus ideas.
• Discursos o exposición: Es la presentación por parte de un ponente de sus ideas y pensamientos sobre un determinado tema.
• Debate: Es el intercambio de opiniones entre varias personas sobre un tema.
• Entrevista: Es la comunicación presencial mediante la cual el entrevistado realiza preguntas al entrevistador para recabar su opinión sobre un tema o para obtener información.

Normas de la Comunicación Presencial

• Indicar el motivo de la exposición antes de comenzar: Qué es lo que se pretende conseguir con ella y cuáles son las razones que motivan la intervención.
• Organizar el motivo del mensaje: Hay que tener muy claro lo que se quiere decir y cómo.
• Creer y mantener el interés del receptor del mensaje: El receptor tiene que ser capaz de seguir y asimilar el contenido de la comunicación.
• Adaptar el mensaje al nivel del receptor: Se deben exponer las ideas de la forma más clara posible, utilizando un vocabulario que sea accesible para el interlocutor.
• Verificar la comprensión del mensaje: Para comprobar que el mensaje se está entendiendo correctamente, se pueden realizar preguntas.

Habilidades Sociales: Definición y Formas

Las habilidades sociales son un conjunto de conductas aprendidas socialmente aceptadas que se manifiestan en situaciones interpersonales y que buscan el reforzamiento social de la persona.

Formas

• Escucha activa: Es el esfuerzo físico y mental con atención a la totalidad del mensaje.
• Asertividad: Es la habilidad social que reúne las conductas y pensamientos que nos permiten defender nuestros derechos.
• Empatía: Es la capacidad de ponerse en el lugar del otro y comprender mejor las necesidades del otro.
• Capacidad de resumen: Es saber identificar lo más importante de un mensaje y seleccionar lo que se quiere comunicar.
• Formulación de preguntas: La habilidad para formular preguntas es muy importante para entender lo que nuestro interlocutor quiere decirnos.

Pasos en la Elaboración y Transmisión del Mensaje

• Especificar la idea central que servirá de eje para la elaboración del mensaje.
• Ordenar las ideas en un esquema para tener clara su secuencia y las partes del mensaje.
• Desarrollar verbalmente cada una de las ideas utilizando, si es necesario, material de apoyo.
• Preparar el principio y el final de la intervención de manera específica para evitar la improvisación.
• Seguir una estructura coherente y que resulte agradable y atractiva para los receptores.
• Los materiales visuales de apoyo pueden ayudarnos a mantener el interés por el mensaje y aumentar la atención del público, pero conviene utilizarlos con moderación.

La Comunicación en la Recepción de Visitas y sus Etapas

• Ser puntuales: Así daremos una imagen de puntualidad.
• Comenzar creando un ambiente agradable: Así ganaremos la simpatía desde el primer momento.
• Modular la voz, el ritmo o la intensidad de las palabras: Nos ayudarán a mantener la atención del público.
• Amenizar la exposición: Poder utilizar chistes o anécdotas para aportar frescura y actualidad a la charla.
• Reservar un tiempo al final para las preguntas y el debate.
• Terminar en el tiempo previsto o cuando se detectan síntomas de cansancio en los oyentes.

Calidad en la Comunicación Presencial: Reglas y Características

Reglas

• Demostrar atención.
• Tener una presentación adecuada.
• Realizar una atención personal y amable.
• Tener a mano la información necesaria.
• Utilizar una expresión corporal y oral adecuada.

Características

• Claridad: Hemos de utilizar términos asequibles al receptor.
• Precisión: Hemos de expresarnos certeramente y usar las palabras de forma idónea.
• Respeto y sensibilidad: Se deben respetar a todas las personas, no solo con la palabra, sino también con los gestos.
• Forma estructurada: Estructura definida previamente de manera coherente.
• Cortesía: Es un elemento indispensable de la comunicación oral.