La comunicación es el proceso mediante el cual el emisor y el receptor establecen una conexión en un momento y en un espacio para transmitir, intercambiar o compartir ideas, información o significados.

Tipos de comunicación en la empresa

• Comunicación externa: se produce entre personas y su entorno.
• Comunicación interna: se produce entre personas que conforman la empresa.

Funciones de la comunicación en la empresa

• Información: recoge la información necesaria para la toma de decisiones, transmitir objetivos, organización, planes, política de los RR. HH.
• Motivación: favorece la motivación de los trabajadores de diferentes maneras.
• Expresión emocional: mecanismo para que los miembros muestren sus aspiraciones, frustraciones y satisfacción.
• Control: actúa para conocer el grado de consecución de los objetivos pactados o comprueba el impacto de actuaciones en la organización.

Elementos de la comunicación

• Emisor
• Mensaje
• Canal
• Código
• Receptor
• Contexto
• Retroalimentación (feedback): respuesta del receptor al emisor. Si no existe retroalimentación, no existe comunicación.
• Ruido

Canales para transmitir información en la empresa

• Cartas: correo interno a domicilio. Deben ser breves, transmitir una información y han de estar redactadas con claridad y firmadas por el responsable.
• Correo electrónico
• Internet: medio muy rápido para enviar y recibir mensajes online entre trabajadores de una empresa.
• Memorando
• Circulares interiores, notas, avisos.
• Boletines, periódicos internos.
• Radio de circuito cerrado.

Canales que facilitan el intercambio

• Buzón de quejas, sugerencias y agradecimientos.
• Videoconferencia
• Línea telefónica abierta
• Sistema de iniciativas
• Reuniones

Barreras de la comunicación

• Barreras físicas: interferencias que se producen en el ambiente e impiden la comprensión del mensaje.
• Barrera semántica: surgen cuando no se comprende bien el idioma o se utiliza un lenguaje inadecuado.
• Barreras personales y psicológicas.
• Barreras del contexto.
• Pérdida por la transmisión en cadena.
• Exceso de información.
• Falta de planificación.
• El punteo.

Comunicación descendente

Surge cuando se transmite información desde los niveles superiores, la dirección o mandos intermedios, hasta los empleados de niveles inferiores. Se utiliza internet, cartas, teléfono, etc.

Comunicación ascendente

Se produce desde las jerarquías inferiores hacia las superiores; de los empleados hacia la dirección. Las barreras de este tipo de comunicación son el miedo a las represalias, el temor al despido y filtros de los mandos intermedios.

Comunicación horizontal

Se produce entre personas del mismo departamento o de diferentes departamentos del mismo nivel jerárquico. Las barreras son las rivalidades personales y entre departamentos, ausencia de espíritu de equipo, falta de visión global de la empresa y contraposición de los objetivos comunes frente a los del departamento.

Comunicación informal

Surge de forma espontánea entre miembros de las empresas.

Aspectos positivos

• Facilita información que no ha sido transmitida por canales oficiales.
• Facilita las relaciones personales.
• Ayuda a transmitir valores positivos, por ello mejora el clima laboral y es más fácil la resolución de conflictos.

Aspectos negativos

• Cuando hay rumores, influyen negativamente sobre la productividad y ambiente laboral, generando enfrentamientos, falta de compromiso con la empresa.

Los rumores se combaten facilitando la comunicación.

Comunicación oral

Transmite los mensajes mediante la voz, haciendo posible una retroalimentación inmediata.

Recomendaciones

• Preparar la intervención.
• Ensayar la intervención.
• Cuidar la pronunciación.
• Hablar pausadamente.
• Evitar vulgarismos, muletillas, etc.
• Comenzar explicando brevemente.
• Seguir el orden.
• No usar tópicos.
• Técnica del faro.
• Empatía.
• Cuidar el lenguaje corporal.
• Utilizar medios audiovisuales y anécdotas.
• Aceptar críticas.
• Preparar una síntesis.

Comunicación escrita

Tiene ventajas de proporcionar registros, referencias, protecciones legales y es difícil de tergiversar. La desventaja es que no hay retroalimentación inmediata y no existe seguridad sobre la interpretación del mensaje.

Condiciones

• Claridad y precisión.
• Brevedad.
• Corrección gramatical.
• Presentación.
• Estructura del texto.

Comunicación no verbal

Se realiza a través de signos no lingüísticos, se pueden expresar sentimientos y el estado emocional. Expresiones faciales, movimiento corporal, aspecto físico y voz.

Asertividad

Conducta interpersonal que permite expresar emociones, pensamientos, sentimientos y defender nuestros derechos, respetando los derechos y sentimientos de los demás.

Ante una situación conflictiva

• Estilo pasivo: pensar más en lo del otro que en lo tuyo.
• Estilo agresivo: ponen por delante lo que ellos piensan a lo que los demás piensan.
• Estilo asertivo: defienden sus derechos y respetan los de los otros.

Ventaja

Un trabajador con una conducta asertiva es capaz de transmitir dudas, pensamientos y problemas a sus jefes y compañeros de forma correcta y precisa para crear en la empresa un buen clima laboral.